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Das bedeutet es für NachhaltigkeitE-Rechnungen sparen RessourcenSo funktioniert die E-Rechnung im HandwerkWas Sie tun könnenHäufig gestellte Fragen:

Das bedeutet es für Nachhaltigkeit

Papierverbrauch, Druckerpatronen, Versandwege, die klassische Papierrechnung wirkt harmlos, ist aber im Alltag mit hohen ökologischen Kosten verbunden. Durch die ab 2025 verpflichtende Umstellung auf die strukturierte E-Rechnung im B2B-Bereich werden diese Belastungen deutlich reduziert. Als Handwerksbetrieb mit ökologischem Anspruch sehen wir in dieser gesetzlich vorgeschriebenen Digitalisierung auch einen praktischen Schritt in Richtung mehr Nachhaltigkeit.

E-Rechnungen sparen Ressourcen

Jede Papierrechnung verbraucht Rohstoffe. Vom Baum bis zum Druckerpapier entstehen CO₂-Emissionen, Müll und Energieverbrauch. Studien zeigen, dass der Wechsel auf die elektronische Rechnung den ökologischen Fußabdruck pro Beleg deutlich reduziert, im Schnitt um 63 Prozent. Durch den Verzicht auf Papier, Umschläge, Druckerpatronen und Transport lassen sich Ressourcen schonen, ganz ohne Einbußen bei der Funktionalität.

So funktioniert die E-Rechnung im Handwerk

Seit 2025 gilt im geschäftlichen Verkehr die gesetzliche Pflicht zur strukturierten E-Rechnung. Rechnungen zwischen Unternehmen müssen deshalb in einem maschinenlesbaren Format wie XRechnung oder ZUGFeRD ab Version 2.0.1 übermittelt werden. PDFs oder Scans erfüllen diese Anforderungen nicht mehr. Viele Handwerksbetriebe nutzen bereits branchenspezifische Software, die den gesetzeskonformen Versand solcher E-Rechnungen automatisch sichert.

Ihre Vorteile als Kunde:

  • Weniger Papier und Müll im Büro
  • Schnellere Zustellung und Bearbeitung
  • Automatische Verarbeitung in Ihrer Buchhaltung
  • Kein Medienbruch durch Ausdruck oder Einscannen
  • Zeit- und Kostenersparnis

Was Sie tun können

Damit auch bei Ihnen alles reibungslos läuft, empfehlen wir:

  • Nennen Sie uns eine zentrale E-Mail-Adresse für den Rechnungsempfang (z. B. buchhaltung@firma.de)
  • Klären Sie mit Ihrer Buchhaltungssoftware oder Steuerberatung, ob XRechnung und ZUGFeRD unterstützt werden
  • Archivieren Sie E-Rechnungen zehn Jahre lang in Originalform

Ein weiterer Schritt in Richtung Nachhaltigkeit

Als Bio-Malerbetrieb steht für uns fest: Umweltbewusstsein endet nicht bei der Wandfarbe. Mit der Umstellung auf die E-Rechnung machen wir alle in Zukunft einen kleinen, aber wirkungsvollen Schritt zu mehr Nachhaltigkeit im Büroalltag.

Häufig gestellte Fragen:

Muss ich als Geschäftskunde aktiv zustimmen, um E-Rechnungen zu erhalten?

Nein. Die Umstellung auf strukturierte E-Rechnungen ist gesetzlich vorgeschrieben. Eine Zustimmung ist nicht erforderlich.

Kann ich weiterhin Papierrechnungen bekommen?

Nur noch übergangsweise. Bis Ende 2026 dürfen wir auf Wunsch noch PDF- oder Papierrechnungen senden. Ab 2028 sind nur noch strukturierte E-Rechnungen zulässig.

Was ist, wenn meine Buchhaltungssoftware keine E-Rechnungen verarbeiten kann?

Bitte sprechen Sie mit Ihrer Steuerberatung oder Ihrem Softwareanbieter. In vielen Fällen reicht ein einfaches Update oder eine Ergänzung der Software.

Wie erkenne ich, ob eine E-Rechnung gesetzeskonform ist?

Rechnungen im Format XRechnung oder ZUGFeRD ab Version 2.0.1 gelten als gesetzeskonform. PDF-Dateien oder Scans sind nicht ausreichend.

Gilt das auch für mich als Privatkunde?

Nein. Die E-Rechnungspflicht betrifft ausschließlich den geschäftlichen Verkehr zwischen Unternehmen (B2B). Als Privatkunde können Sie weiterhin wie gewohnt Papierrechnungen erhalten.

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